Gouden tips voor een geslaagde contentmigratie

Geschatte leestijd: 30 minuten, of een enkeltje Utrecht - Apeldoorn.

Contentmigratie is het verhuizen van content van het ene naar het andere platform. Vaak is migratie onderdeel van een webproject waarin een nieuw contentmanagementsysteem (cms) is gekozen of wanneer het cms een ‘upgrade krijgt’. Zo’n contentmigratie is altijd veel werk. Om niet voor verrassingen komen te staan, is het belangrijk om zicht te krijgen op de aard en omvang van de contentmigratie zodat het werk kan worden ingepland en gedaan. Maar waar moet je op letten? In dit artikel 5 gouden tips uit mijn werkpraktijk.

1. Focus op de voorbereiding

David Hobbs is iemand die al jaren ingewikkelde migratieprojecten begeleidt. Zijn advies is: focus op voorbereiding in plaats van de migratie zelf. Dat klinkt niet alleen logisch, dat is het ook. Je alleen op het migreren richten, is als voor een verhuizing je vrienden en familie optrommelen terwijl je je spullen nog niet eens hebt uitgezocht en het vuilnis nog niet is weggebracht. Veel tijd en energie gaan dan verloren aan het verplaatsen van inhoud waar je eigenlijk vanaf wil. Dat moet je dus voorkomen. In contentmigratieprojecten is het niet anders.

2. Weet: verhuis je een muis of olifant?

In ieder contentmigratieproject draait het om het inschatten van de volgende 2 dimensies:

  • Volume: wat is de hoeveelheid content die moet worden verplaatst? Hebben we het over een paar honderd pagina’s of duizenden bestanden en video’s? In welke systemen zit het? Wat moet je doen volgens regelgeving over archivering? Hoeveel transacties zitten er in je scope en in welke systemen zitten ze? Kortom, lijkt je hoeveelheid op een muis of een olifant?
  • Afstand: hoeveel handmatige bewerking heeft de content nodig? Moet deze worden bewerkt, aangepast en gesorteerd? Komt er een’nieuw formulierensysteem’? Of kan content een-op-een over? Als iemand zegt: ‘er komt een nieuwe template’ of ‘alles moet B1’ dan durf ik te wedden dat je veel bewerking nodig hebt. Het wordt dan een onstuimig traject, tenzij je alles al hebt gesorteerd en alle schrijfwijzers, templates op orde hebt en een stevig getrainde groep professionals klaar zit met voldoende tijd

Je moet altijd berekenen hoeveel volume en complexiteit je aankan gegeven de hoeveelheid uren of budget voor content. Ik reken altijd 2 uren voor domweg knippen en plakken, 6 uren voor redactionele bewerking gebaseerd op gesprekken met inhoudsdeskundigen en 20 uren voor ‘alles overnieuw’. Dit werk is exclusief het ordenen en labelen, die tijd moet je ook nog berekenen.

Stel je hebt (nog) geen mensen in huis voor content, dan moet je inhuren. Als je voor content dan uitkomt op een budget dat ongeveer overeenkomt met de uitgaven aan techniek en/of vormgeving, dan zit je op de goede weg. Als je dat budget niet hebt, moet je iets doen met scope, en dus het volume van de content waarmee je live gaat. De toptakenmethode en een geaccordeerde strategie helpen je dan verder.

 

3. Volg het stappenplan voor een contentmigratietraject

Dit zijn – heel in het kort – de  fasen of stappen die je doorloopt in een contentmigratietraject:

  1. Ontdek. Ga op ontdekkingsreis op je website(s) en ontdek wat er is. Welke systemen zijn er? Hoe oud zijn die systemen? Bekijk je digitale platform door de ogen van een ontdekkingsreiziger of geoloog waarbij je allerlei lagen vindt. Als je tijd neemt voor deze stap, krijg je grip en kun je ook sneller door de volgende stappen. Dit heet een contentexploratie, dit is een combinatie van een contentinventarisatie (kwantiteit) en contentaudit (kwaliteit). Wij betrekken ook altijd de content uit overige platformen in deze inventarisatie
  2. Groepeer. Maak groepen van content en zorg dat je weet wat er in zit. Dit noemt Hobbs ‘slicing and dicing’. Zo zijn er misschien grote hoeveelheden nieuwsberichten uit lang vervlogen tijden, of pdf’s of andere bestanden. Ik gebruik voor stap 1 en 2 vaak tools zoals Screaming Frog om content te tellen en te ordenen. Ik maak als het ware trosjes van content waar ik in de volgende stap beslissingen over neem
  3. Formuleer beslisregels. Stel beslisregels op om te bepalen wat je met die groepen content gaat doen. Wat moet worden gearchiveerd, wat moet weg? Je moet dan meer naar de kwaliteit van content gaan kijken. Hobbs’ motto is: “Discuss the rules, not the content.” Maak afspraken over content en bespreek die afspraken. Zo is content onderhouden op 2 of meer platformen nooit een goed idee, maar bij scoping moet je wel weten wat waar hoort
  4. Orden. Dit is een vak apart, maar je moet content die de moeite waard is gaan ordenen. Bij gemeentewebsites zie je vaak dat content vroeger in een ‘digitaal loket’ stond. Deze ordening werkt niet meer. Maar wat moet je dan doen? Dit is meestal het werk van een informatiearchitect samen met een contentstrateeg. Deze stap bepaalt ook wat je verderop moet doen aan het bewerken of creëren van content
  5. Creëer. Deze stap is een project op zich, het gaat om het bewerken van bestaande content. Dit kan het herschrijven zijn, maar ook het veranderen van de vorm. Een webredacteur of contentdesigner doet dit werk. Je decentrale webredactie kan dit niet
  6. Orden en label. Content moet worden voorzien van metadata om de informatie vindbaar te maken. Dit werk bereid je voor met een contentstrateeg en informatiearchitect. Vergeet ook niet om standaarden te maken en vast te leggen
  7. Verplaats en verhuis. In deze fase wordt content echt van het ene naar het andere systeem verhuisd. Dat kan soms geautomatiseerd, maar vaak is er ook een handmatige bewerking nodig. Je weet op dit moment precies welke content het is, hoeveel, hoe het moet gebeuren en waar de content naartoe moet. Wij werken altijd in een headless cms en zetten alle content klaar die is goedgekeurd. Vergeet niet om de redirects in orde te maken van de oude naar de nieuwe pagina’s om te voorkomen dat content niet meer gevonden kan worden. Ook goed voor je SEO: waardes van je oude URL’s gaan over naar de nieuwe URL’s
  8. Regel beheer – doe aan contentgovernance. Om te voorkomen dat je na een paar maanden weer aan de slag moet, is een plan nodig voor beheer. Zo zorg je ervoor dat de content blijft voldoen aan de standaarden

 

4. Gebruik de contentstrategie als toetssteen

De meeste contentmigratieprojecten zijn geen pure migratietrajecten. Meestal is er een herontwerp nodig en verandert de website ingrijpend. En dus ook de content. Zeker als de website ook een ander doel krijgt, bijvoorbeeld als er meer nadruk komt op digitale dienstverlening. Met een zogenoemde contentstrategie is duidelijk welke informatie, taken of dienstverlening prioriteit krijgt in welk kanaal en waarom.

Een contentstrategie werkt als een toetssteen die de keuzes in het werkproces en de uiteindelijke verschijningsvorm van de website stuurt. Een contentstrategie voor een digitaal kanaal geeft richting om keuzes te maken over:

  • Welke informatie of content wordt aangeboden, in welke vorm (vandaar ‘contentstrategie’) en hoe die content moet werken
  • De structuur van die content op een website of digitaal platform, hoe deze wordt gepresenteerd, hoe iets te vinden is en op welke manier
  • De manier waarop die content tot stand komt (workflow)
  • Hoe de verantwoordelijkheden zijn belegd voor de vorm en inhoud van het digitale kanaal tussen die mensen die werken aan het digitale kanaal (governance)
  • Hoe de kwaliteit van content wordt beheerd en geregeld, volgens welke standaarden (o.a. in je contentgovernance)

 

5. Watch your step

Een contenttraject is zelden een rechte lijn. Meestal is het een project waarbij gaandeweg nieuwe zaken aan het licht komen. Zorgen dat er zicht is op aard en omvang van het project is dan echt nodig. Vandaar dat voorbereiding en een goede analyse zo belangrijk is. Maak daarom tijd vrij voor mensen in de organisatie die kennis en ervaring hebben om dit te doen en neem het werk heel serieus.

Eén reactie op “Gouden tips voor een geslaagde contentmigratie

  1. Mieke Bos says:

    Weer een briljante blog! Dank je wel Wiep 🙂

Geef een reactie

Hoe kunnen we helpen?

Benieuwd wat we voor je kunnen doen? Meer weten over onze werkwijze? Stel ons je vraag!

Bel ons op 050 260 01 66

Geknipt voor jou

Welke boeken en blogs lezen we? Welke video's zijn echt meer dan het kijken waard? We hebben ze voor jou op een rijtje gezet.

Naar de bibliotheek