Webmanagement is about continously improving a relatively small number of pages. Not administering large quantities of content. Dat zegt Gerry Mc Govern over het goede webbeheer. Je website runnen heeft niets te maken met zo veel mogelijk content publiceren. Doe liever meer met minder. Dat is een goed advies, maar hoe doe je dat op een webredactie waar eerder teveel werk ligt dan te weinig? Tijd dus voor wat praktische Getting Things Done tips voor je webredactie.
Getting Things Done (GTD) in het kort
Voor wie nog niet helemaal thuis is in Getting Things Done (kortweg GTD), geef ik even een korte introductie. GTD is een van de meest populaire methodes om het werk van de moderne hoofdwerker te structureren. De methode van David Allen gaat uit van het principe dat je je taken vastlegt in de meest concrete vorm die je maar kan bedenken. Het resultaat is dat je hoofd vrijmaakt van wat er nog allemaal zou moeten, en dat je lekker aan de slag kan gaan met de dingen die nodig zijn. Voordat ze in brand staan. GTD is ‘de dingen gedaan krijgen’ dus.
De dingen doen
En dat ‘dingen doen’, laat dat nou de hoofdmoot zijn van het werk op de webredactie. Zorgen dat iets draait, online staat, offline staat. Dat je test, bijstelt, schrijft en publiceert. Zoals een van mijn collega redacteuren altijd zegt: “koffie erbij en lekker van rikketik!” Maar tegelijkertijd heb je ook andere klussen die meer tijd kosten. Een nieuw loket inrichten bijvoorbeeld. Of een visiedocument schrijven. Hoe zorg je er nu voor dat je die klussen afkrijgt en toch tijd hebt voor spoed? Door het inzichtelijk te maken. En je werk te plannen. Dan moet je wel weten wat je te doen staat.
Ken je website. Tot in de verste uithoek
De GTD methode vertelt je dat je altijd eerst alles in kaart brengt. Alle dingen die je moet doen, alles waar je aandacht aan zou moeten besteden, of juist niet. (GTD leert je ook acties te schrappen en dus ‘nee’ te zeggen). Hoe maak je zo’n lijst? Natuurlijk, door alle wensen van je interne en externe opdrachtgevers te inventariseren. Maar ook door je hele website door te pluizen. Want, en ik citeer McGovern weer: je moet vooral je tijd steken in het continu verbeteren van je meest relevante content.
Zorg er dus voor dat je de website die je beheert wel kunt dromen. Je moet weten wat je bezoeker te wachten staat, in elke uithoek van je site. Test dus alles en wees kritisch. Heb je geen grip op wat er online staat? Plan vanaf morgen iedere week een dagdeel voor een controle- en opschoonactie. Begin vandaag nog met je inventarisatie.
Oplossen, archiveren of plannen
Als je een probleem ziet of een opdracht krijgt van een collega, maak je een inschatting van wat er moet gebeuren. Je kiest uit drie acties.
- Meteen oplossen. Handig bij kleine verbeteringen. Niet (lang) overleggen of vergaderen, gewoon repareren wat niet werkt of wat beter kan. Linkteksten, kopjes, opsommingen: meteen in orde maken. Daar hoef je uiteraard geen toestemming voor te vragen. Want niemand in de organisatie vindt het een probleem als je de website verbetert.
- Archiveren, verwijderen of schrappen. Staan er onjuiste dingen? Heb je sterk je twijfels over kwaliteit? Werkt iets niet naar behoren? Kun je maar niet bedenken welke lezer gebaat zou zijn met bepaalde content die je moet schrijven? Schrijf het niet of zet het offline. Je hebt je organisatie en je bezoeker geholpen. Stel dat je iets hebt gevonden op de site wat echt niet kan, maar durf je het niet offline te zetten, maak dan zo snel mogelijk een afspraak met de verantwoordelijke voor de inhoud en ga samen na of je tijd moet steken in punt 3.
- Plannen voor verbetering. Voor de grotere klussen die meer tijd en geld kosten, maak je een planning en begroting. Moet er een nieuw dossier komen? Tien onderwerpen in je productencatalogus herschrijven? Nieuwe subsidiemogelijkheden? Daar ben je wel een paar dagdelen mee bezig. Plan je klussen in de agenda door tijd te blokkeren om eraan te werken. Zet er een realistische deadline op en houd je eraan.
Je zult zien dat je door het aanbrengen van structuur, zicht krijgt op het werk. Het komt zelfs gewoon af! Ik raad soms webredacties aan om de klussenlijst op een grote flipover op de kamer neer te zetten. Op deze manier weet jij en alle andere mensen waar je aan werkt. En hoeveel tijd het kost. En wanneer het af is. Soms is dat nog dezelfde dag. (En ik voeg er graag aan toe: niets is fijner dan met een grote piepende stift lekker de gedane zaken door te kunnen strepen!)
Succescriteria voor GTD (de disclaimer)
Een nu – ik ontkom er niet aan – volgt er een disclaimer. Hoewel deze methode overzicht biedt en zorgt voor kwalliteit, is er één belangrijke en noodzakelijke voorwaarde. Je moet als webredactie wel geautoriseerd zijn om dit te mogen doen. Met andere woorden: het werkt alleen als je als webredacteur de baas bent over de website. Als je dat niet bent, omdat je simpelweg geen redactiestatuut hebt waarin dat staat beschreven, moet je zo’n statuut als eerste gaan opstellen. En als je wel een redactiestatuut hebt waarin staat dat je hoofd- of eindredacteur bent, maar als je in de praktijk niets mag doen.. dan is het waarschijnlijk tijd om een andere baan te zoeken.
Ik kwam op het idee voor dit artikel toen ik werkte aan Het Geheim van de Overheidswebsite editie 2011.